Door HCQZ is verklaard dat:
De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:
Lidmaatschap
Persoonsgegevens NAWTE + geboorte datum
Overeenkomst Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor
bijeenkomsten;
Verwerking door:
Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Overeenkomst: Ook bankgegevens, scheidsrechterskaartnr, geslacht, leeftijd, sportverleden / ervaring wordt
opgevraagd. Verwerking door leden die zitting hebben in commissies . Zij bepalen aan de hand van bijvoorbeeld
leeftijd en geslacht teamindelingen. Het volledige bestuur heeft inzage en heeft beheersfuncties in het
ledenadministratiesysteem LISA. Administratieve ondersteuning heeft inzage in deze gegevens om facturen voor
de contributie of verloning.
Aanmelden voor nieuwsbrief
Persoonsgegevens Naam en e-mailadres;
Overeenkomst Aanmelding voor nieuwsbrief (formulier op de website);
Verwerkingen Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven;
Verwerking door wie Afdeling communicatie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Persoonsgegevens: uit het ledenadministratiesysteem LISA Overeenkomst: leden ontvangen een nieuwsupdate
van het bestuur. Verwerking door: bestuur Bewaartermijn: n.v.t. gegevens komen uit ledenadministratie
Stakeholder-/lobbycontacten, donateur en geïnteresseerde
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn;
Verwerkingen Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten;
Verwerking door wie Afdeling communicatie, directie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 2 jaar.
Club van 100. Leden en niet leden die elk jaar een donatie doen van honderd respectievelijk honderd vijf en twintig
Euro. Overeenkomst uitgegeven door het bestuur, deze overeenkomsten worden overgenomen in het algemene
ledenadministratiesysteem. Meetrainen van aspirant-leden. Geïnteresseerden kunnen een aanvraag indienen om
mee te trainen via een formulier op de website. Deze formulieren worden bewaard totdat een geïnteresseerde
besluit lid te worden, of daarvan afziet. De gegevens die zijn opgenomen in de administratie, verdwijnen zodra de
wettelijke termijn verloopt.
Medewerkers
Persoonsgegevens NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;
Overeenkomst Arbeidsovereenkomst;
Verwerkingen Salariëring;
Verwerking door wie HRM-afdeling;
Bewaartermijn Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
Overeenkomst: de club streeft na om van zoveel mogelijk medewerkers een VOG te laten overleggen. Ook de
vrijwilligers met een vrijwilligersvergoeding. Er is geen HR afdeling. Bestuursleden hebben inzage en mogen
verwerken. Salariëring geschied door administratieve ondersteuning en salarisadministratie.
Medewerkersfoto’s op de website
Persoonsgegevens Naam + foto;
Overeenkomst Aanvullende personeelsovereenkomst;
Verwerkingen Medewerkersfoto’s op website;
Verwerking door
wie
Administratie, afdeling communicatie;
Bewaartermijn Uitgangspunt: behoudens toestemming worden foto's verwijderd nadat een persoon uit dienst
treedt.
Geselecteerde leden (bijvoorbeeld van de begeleidingsstaf van dames 1 en heren 1) hebben zelf de rechten om
afbeeldingen van het team en individuele profielfoto's te plaatsen. Alle leden kunnen in hun persoonlijke profiel in
de ledendatabase een foto plaatsen en extra persoonlijke informatie geven. Deze gegevens worden gebruikt als
een lid in een commissie plaatsneemt. De samenstelling van de commissies staat op de website en verwijst, uiterst
summier, naar gegevens van het persoonlijke profiel.
Vrijwilligers
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Vrijwilligersovereenkomst;
Verwerkingen Informatieverstrekking;
Verwerking door
wie
Afdeling communicatie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder;
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
leden die bijvoorbeeld training geven ontvangen daarvoor een vrijwilligersvergoeding. Ook leden die op vrijwillige
basis op de club helpen zijn opgenomen in de administratie. De verloning van de vrijwilligers vergoeding geschied
door de administratieve ondersteuning en payrolling. De gegevens zijn door de commissies, bestuur en
administratieve ondersteuning in te zien.
De vereniging verklaart verder:
Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.
met ingang van de nieuwe AVG zullen wij onze privacy policy op onze website zetten.
Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin
persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen
verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze
hebben gekregen.
We verwerken onze gegevens via LISA naar de KNHB. Zij verwerken onze gegevens om te ondersteunen in onze
sportuitoefening. Verwerking van de salarissen geschiedt door een salarisadministratiebedrijf.
Onze data is opgeslagen in de cloud. De informatie benaderen wij via het CMS van LISA hockey. Zij hebben de
gegevens opgeslagen op eigen servers. LISA HOCKEY garandeert ons een veilige opslag.
Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen software
updates.
Onze data is opgeslagen in de cloud. De informatie benaderen wij via het CMS van LISA hockey. Zij hebben de
gegevens opgeslagen op eigen servers. LISA HOCKEY garandeert ons een veilige opslag.
Wij als vereniging hebben geen persoonsgegevens elektronisch opgeslagen en hebben daarom geen back-up.
Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn
buiten de EU.
Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze
verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
Onze data is opgeslagen in de cloud. De informatie benaderen wij via het CMS van LISA hockey. Zij hebben de
gegevens opgeslagen op eigen servers. LISA HOCKEY garandeert ons een veilige opslag. De portal van deze CMS gaat
via internet. Deze is versleuteld met een wachtwoord. Er is geen sprake van twee-weg- verificatie. LISA HOCKEY is de
beheerder van de website op technisch niveau. Wij verzorgen slechts content.
Al onze (besloten) websites zijn ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS).
Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een
gebruikersnaam en een wachtwoord.
Onze data is opgeslagen in de cloud. De informatie benaderen wij via het CMS van LISA hockey. Zij hebben de
Wij als vereniging hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en
grendel.
gegevens opgeslagen op eigen servers. LISA HOCKEY garandeert ons een veilige opslag. Papieren dossiers zijn steeds
minder fysiek aanwezig. Steeds verdere digitaliseren en opslag in het CMS maken dat niet meer nodig.
wij vragen geen toestemming vooraf maar houden opt-out als mogelijkheid. We verzenden in uitzonderlijke gevallen
een gemengde nieuwsbrief daarom is het versturen van een nieuwsbrief niet in strijd met de privacy wetgeving, we
informeren de leden over soortgelijke sportactiviteiten of updates van de club.
Wij als verenigingen vragen vooraf geen toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct markering.
We laten alle leden inschrijven via de website. Bij minderjarigen verlangen wij altijd een handtekening van ouders /
verzorgers / voogd op papier.
